最近の金沢はまだ6月にもかかわらず、真夏日と大雨の日が増えています。温暖化による気候変動かどうかはわかりませんが、以前の気候とは明らかに変わってきているように思います。
温度と湿度が高い日が続きますが、皆様の体調はいかがでしょうか。
業種にもよるとは思いますが、何らかの形でテレワークやオンライン会議（たまには飲み会も？）が始まった、という方は多いのでは無いでしょうか？
実はマンションでも、管理組合の理事会や総会が通常通りに開催できない、といった問題が発生しています。
総会については「書面決議」という方法があり、全員賛成であれば決議することが可能です。しかし、1人でも反対なら可決できないので、なかなかにハードルが高い方法です。実務的には「総会の会場は通常通りに準備するが、会場の人数を減らすため、できる限り『議決権行使票』の行使をお願いする」といった対策を取ることになるかと思います。
理事会の場合は、そもそも書面決議や委任自体が認められていないので、さらに大変です。
会社のちょっとしたミーティングであれば「チャット」を利用することも可能ですが、管理組合の理事会は規約で定められた機関であるので、議論の過程を「省略」することは問題があるようです。
いろいろ調べていたのですが、社団法人など「管理組合に類似した組織の理事会」については公的なガイドラインがありました。詳しく書くと長くなるので省略しますが、ポイントは「出席者同士がお互いの反応を見ながら、リアルタイムで意見交換ができる」ことのようです。したがって、テレビ会議やオンライン会議はOKですが、チャットや掲示板はNGということらしいです。
そこで、弊社が管理させていただいているマンションでも、理事会や総会をオンライン会議の形式で行ってみました。
感じたことを下記に書きます。
（１）長所
① 自分の好きな場所から会議に参加できます。
特に、自宅なら移動しなくていいし、病気に感染したりさせられたりする心配もないので、気楽に会議へ参加できます。
ネット環境があれば職場や店舗からの参加も可能なので「今日は理事会開始時間までに管理人室へ行かねば！」と焦って職場を飛び出したり、買い物を途中であきらめなくても良いのです。
② 資料を無くしても大丈夫です。
「もらった資料どこ行ったんやろ…」「あっ、資料持ってくるの忘れた…」という時でも、オンライン会議ならパソコン画面上で見せてもらうことができます。事務局にお願いしてみましょう。
③ 話が関係ない方へ飛ぶことが少なく、議事が早く進行します。
たくさんの人が集まると「そういえば、この前こんなことがあって…」と思い出したように話し出す人がいて議事の進行が止まってしまうため、会議の時間が長引いたり、ひどい時は時間切れになってしまい議事の審議が途中までしかできなかったことはありませんか？
オンライン会議の場合は「隣の人」といった概念が無いので、雑談をすること自体が難しいです。すると、話があちこち飛ぶことが減るので、議事が早く進行しますし、会議の終了時間も早くなりました。
（２）短所
① パソコンやタブレット、およびネット環境が無いと会議に参加できません。
なじみが薄い年配の方はオンライン会議への参加が難しいようで、会場参加の人数は想定よりも多かったです…
② 音質や画質は、通信状況に左右されます。
インターネット回線が混雑してくると、音質や画質が落ちてきて話が聞き取りづらくなったり、参加者の顔が見えづらくなったり、最悪の場合は止まったりします。参加者のうち一人でもそうなると会議を中断せざるをえなくなります。
③ 多くの人が同時に発言できません。
オンライン会議のシステムをいろいろ見ましたが、基本は少人数向けなので、多くの人が同時に発言すると誰が発言したのか分からなくなります。そのため、通常は「ミュート機能」を活用していただき、意見を述べたい時は挙手するという進め方をオススメします。
ちなみに、事務局を担当している弊社職員によると『オンライン会議になっても、資料を準備して組合員様へ配布したり、オンラインに参加できない方へ会場の準備をしたり、会場で議事進行することは欠かせないので、やることは集会形式の会議と変わらないです』と申しておりました。
今は鳴りを潜めているコロナウイルスですが、いつ第２波が襲ってくるか分からないため、理事会や総会をオンライン会議方式で開催することをご検討されている理事長さんも多いのではないでしょうか？
事務局を担当している管理会社や管理組合の方へ、少しでもご参考になれば幸いです。
