コラム

2021.10.22

管理人の業務について

 10月に入りましたが、まだ30℃を超える真夏日があり体調管理が難しいですね。
 さて、今回は管理人の業務についてお話ししたいと思います。
 
 管理人の業務は、マンションの清掃や来館者等の受付、工事の立ち合いなど様々ありますが、いずれのマンションでも清掃がメインだと思います。
 それでは、管理人の業務内容(清掃の範囲や勤務の形態(勤務時間、休日、業務実施態様など))については、どのように決められているのでしょうか。
 これらの内容については、マンション管理組合がマンション管理会社と委託契約をした際に、一定の事項を記載した書面(管理委託契約書)を交付するのですが、この書面に記載されています。マンションによって契約内容はそれぞれですので、契約内容がどのようになっているのか気になる入居者の方は、管理会社に問い合わせてみるのもいいかもしれません。
 
 ここでは実際に管理人がどのような業務を行っているのか、弊社が受託しているマンションの管理人の業務について、日常業務、季節業務、その他の3つに分けて以下のとおりまとめました。
 <日常業務>
 ・掃き掃除(正面エントランス、共用廊下、駐車場、駐輪場など)
 ・拭き掃除(ガラス、手すり、集合郵便受け、インターホンなど)
 ・モップ掛け(共用廊下、エレベーター内など)
 ・ゴミ置き場の掃除(ゴミ収集日に実施)
 ・管球点検(管球が切れていた場合は、管球の交換)
 ・クモの巣取り(暖かい時期は取ってもとっても、翌日には巣を張っています)
 ・雑草取り
 ・除菌(新型コロナウイルスの状況を鑑み、共用部分の手で触れる箇所(手すり、押しボタンなど))
 
 <季節業務>
 ・側溝の泥上げ(グレーチングを上げて作業するため重労働です)
 ・植栽の水やり(植栽の面積が広い場合、12時間ぐらいかかります)
 ・除雪(降雪量が多い場合は、日常業務より除雪をメインにしています)
 
 <その他>
 ・来館者等の受付け
 ・共用部分の工事や点検等の立ち合い(エレベーター点検、消防設備点検、給水設備点検など)
 ・管理会社に連絡報告等(入居者の方からの問い合わせ、設備の異常など)
 
 管理人は上記の業務のほか、入居者の方との応対など様々な業務をこなしており、住民の方が快適に過ごせるために欠かせない存在となっています。弊社としては、管理人が働きやすい環境を整え、できる限りのサポートをしていきたいと思います。いつもマンションのために働いている管理人さんを見かけた時、何かひとこと感謝や労いの言葉をかけてみてはいかがでしょうか。

2021.09.22

マンション共用部の新電力切り替えについて

 9月に入り朝晩は涼しくなりましたが、いかがお過ごしでしょうか。この時期は衣類を選ぶのが悩みの種でもあります。
 
 さて、今回はマンション共用部への新電力導入についてお話ししたいと思います。
 
 マンション共用部の電気契約は設置されている設備によって異なりますが、一般的な電気契約は3種類となります。
 ① 従量電灯:共用部の照明(共用廊下、階段、駐車場など)
 ② 低圧電力:共用部の設備(エレベーター、給水ポンプ、消火栓ポンプなど)
 ③ 融雪用 :融雪用井戸ポンプ設備 ※ 北陸電力ではホワイトプランというプラン名です。
 
 201641日からの「電力の小売全面自由化」により、自由に電力会社を選び契約ができるようになりましたが、新電力会社の数が多すぎてどの「電力会社を選べばよいか分からない!」という方もいらっしゃると思います。
 
 そこで、弊社受託のマンションで、実際に電力会社の変更を行った事例をご紹介します。
 このマンションでは、ご自宅を新電力に切り替えされた役員様よりご提案をいただき、検討を開始しました。
 マンション共用部の電気については管理組合名義で契約しているため、ご自宅で電力会社を切り替えるときと比べ、下記のような注意点があります。
 ① クレジットカード払い限定の新電力会社は選択できない
  → ほとんどの場合、管理組合名義でクレジットカードを作ることはできないと思います。
 ② 初期費用や違約金など、リスクのある契約を行う場合は丁寧な合意形成が必要
  → 最終的にはそれぞれの管理組合様でご判断となりますが、電気料金の削減率が大差ない場合は、安全な契約(新電力会社)を選ぶほうがスムーズに契約変更できると思います。
 ③ 融雪用電力(及びオール電化契約の管理人室)など、新電力契約が不可、もしくは向かない部分がある
  → 契約種別によっては、そもそも新電力のプランがない、もしくは採算が合わないので切り替えできない、ということがあります。この場合は地元電力会社と引き続き契約することになります。
 
 したがって、共用部分の電力会社(電灯および動力)切り替えにあたっては、下記基準を満たした電力会社で試算を行いました。
 ① 既設メーターからスマートメーターに変更となるため取り付けの際に費用が発生しないこと
 ② 途中解約による違約金が発生しないこと
 ③ 口座振替による支払いが可能なこと
 理事会で上記の条件に合う電力会社の候補を3社に絞り検討したところ、一番削減率が高い電力会社に変更することについて理事会決議を行い満場一致で可決されました。
 電力会社の変更にあたっては、電力メーターの取替(スマートメーター)が必要です。工事の際は一時的に全館で停電となりましたが、事前にご案内していたことも有り、大きなトラブルもなく切り替えが完了しました。
 
 なお、電力会社の料金プランは色々なものがあります。
 ① 基本料金を割引
 ② 基本料金ゼロで完全従量制
 ③ 従量料金のみ割引
 ④ その他(①と③のミックスなど)
 
 どのプランが一番オトクか?というのはマンションの電力使用量によって変わります。また、同じマンションでも、「照明器具のLED化」などにより前提条件(電力使用量)が大きく変わる場合は電力会社の再変更を検討したほうが良いかもしれません。
 
 新しい会社も続々と参入していますので情報収集が大変ですが、一度契約変更をすれば、管理組合様は何もしなくても経費節減ができますのでご一考の価値はあるかと思います。まずは管理会社にご相談されることをお勧めします。
 
 ※ 金沢市及び近郊地区の管理組合様であれば、弊社のマンション管理士による対応も可能です。よろしければお問い合わせフォームからご相談ください。
 
 以上、ご参考になれば幸いです。

2021.08.27

専有部分の事務所使用について

 8月に入り、日本各地で大雨による被害が報道されるようになりました。被害に遭われた方々には心よりお見舞い申し上げます。
 金沢は時々どしゃ降りの雨に見舞われますが、水害が発生するほどではないことが救いです。とはいえ、初めて迎えた雨模様のお盆には驚きました。
 
 さて今回は『分譲マンションにおける、専有部分の事務所使用』についてお話したいと思います。
 弊社が管理を請け負っている複数の分譲マンションでも、事務所利用に関するお問い合わせを度々いただきます。
 「現在住んでいるマンションの部屋を事務所として使用したいのですが、どうすれば良いですか?」というものです。
 
 マンション標準管理規約第12条では「その専有部分を専ら(もっぱら)住宅として使用するものとし、他の用途に供してはならない」と定めています。また「専ら住宅としての使用」とは「生活の本拠」であるかどうかで判断するとコメントに書かれています。つまり「住居としてのみ使用してください。他の使い方はダメです。」という意味ですね。
 
 直近でお問い合わせをいただいたマンションでは、標準管理規約に準じた内容となっていました。そのため、その方には現状は事務所利用が出来ない旨お答えしました。
 
 しかし、新型コロナの影響で家賃負担が重くなり、廃業までは行かなくても事務所を縮小・閉鎖する企業は増えています。また、個人事業主やフリーランスの方など、専有部分を「自宅兼事務所」として届出無しでご利用している方も相当数いらっしゃるのではないか?と思います。
 
 ご自身が所有する専有部分を事務所として利用するにはどんな手続が必要か?については(1)にまとめました。また、管理組合の役員様が、事務所利用の申請に対応する場合の注意点については(2)(3)にまとめました。それぞれご確認いただければ幸いです。
 
(1)分譲マンションで事務所使用が可能になるまでの手順【事務所使用ご希望の方へ】
 ① まずは管理組合と管理会社にご相談ください。
 ② 理事会の議題に取り上げられたら、事務所としての利用を認めるかどうか、役員の皆様による検討が行われます。
 ③ もし理事会で「事務所としての利用も認めよう」と判断された場合は、総会で規約変更の可否を議決します。
 ④ 総会の「特別決議」として3/4以上の賛成が得られたら、規約が変更されて専有部分の事務所利用が可能になります。
 ⑤ 「事務所使用申請書」や「誓約書」等、管理組合から提出を求められた書類はもれなく提出し、ルールとマナーを守って事務所使用をしてください。
 ※ 規約が変更されるまでは事務所利用はできませんので、余裕を持ったスケジュールで準備することをおすすめします。
 ※ 理事会または総会で否決された場合は事務所使用ができませんので、安定した事業運営のためには代替案の準備も重要です。
 
(2)分譲マンションで事務所使用を許可する場合の注意点【管理組合の役員様へ】
 ① 事務所利用を認める場合でも、不特定多数の来客がある「店舗」は認めないよう、周知したほうが良いでしょう。
 ② 事務所利用を希望する組合員には「事務所使用申請書」を提出してもらい、事業内容等を事前に確認する仕組みが必要と思います。
 ③ 組合員本人だけではなく、従業員にも使用細則を守る(守らせる)よう、誓約書の提出を求めても良いでしょう。
 ④ 来客用駐車場は使用しないよう、事前に取り決めを行うとトラブル防止に繋がります。
 (→ 来客用駐車場の台数や使用状況など、各マンションの事情に合わせてご検討ください。)
 ⑤ 騒音や迷惑行為があった場合は「使用細則違反」として、問題が大きくなる前に毅然とした態度で改善を求めましょう。
 
(3)分譲マンションで事務所使用を認めない場合の注意点【管理組合の役員様へ】
 ① 事務所使用を認めなかった理由について、申請された組合員にお伝えしてあげてください。
 ② 理事会議事録や次年度の総会などで、事務所利用ができない規約になっていることを全員に周知してください。
 ③ 申請を却下する場合は、「届出無しで事務所使用している方に、どのように対応するか?」についても決めておいたほうが良いでしょう。特に、申請を却下した場合は「自分は正直に届け出して却下されたのに、〇〇階のあの人は勝手に事務所利用していてずるい!」という不満がでる可能性が高いです。
 ④ 対応策の一例です。
 ・ 例外なしで全面的に禁止。事務所使用が見つかった場合は管理組合として厳正に対処し、事務所の閉鎖を要求する。
 ・ 「来客なし、事務所名の掲示や看板なし、騒音なし」など、入居者の生活に影響がない場合に限り黙認
 
 管理組合にとっては、事務所使用は認めても認めなくても厄介な問題だと思います。
 特に最近は、事務所としては使用していなくても、テレワークで自宅勤務している場合は実質的に同じではないか?という意見もあります。
 事務所使用に限らず、専有部分の利用方法というのは、ライフスタイルや環境の変化に合わせて柔軟な対応が必要な課題かもしれません。弊社としても継続的に情報収集を行い、時代に合わせた提案を心がけたいと思います。
 
 以上、少しでも参考になる部分があれば幸いです。

2021.07.27

管理費等および水道料金などの督促・回収について

  金沢市では梅雨明け宣言され、本格的な暑さとなっております。この猛暑の中で東京オリンピックおよびパラリンピックに参加されている選手やスタッフの方々は本当に大変だろうと思います。お身体を大切にしていただきたいと願うばかりです。
 
 さて今月は、この盛り上がっている祭典の時期に盛り下がる『マンションの管理費等および水道料金の督促について』お話をさせていただきます。というのは、他の管理会社さんでも滞納が増えてきていると聞いた話だからです。
 
「コロナウイルス感染症のため業務量が激減し、給料も激減してしまった…」
「勤務先である飲食店が倒産してしまって収入が無い。現在、再就職先を探している最中…」
「勤務先から在宅勤務を命じられたため在宅時間が増えてしまい、思いのほか電気代や水道料金がかかってしまった…」
 
 このような理由で、管理費および修繕積立金、駐車場使用料、水道料金などを管理組合の口座へご入金いただけない組合員や賃貸入居の方が増えてきているようです。正直なところ『お気の毒に…』と同情を禁じ得ないものの、残念ながら管理会社としては管理組合様へ入金不可であった事をご報告し、組合員や賃貸入居の方へ督促のうえ回収せざるを得ません。
 そこで私一人調べで、これらの督促および回収について気が付いた点を記します。
 
(1)督促および回収方法について
① まず管理会社の者が文書および電話で督促し、それでもご入金いただけない場合は夜討ち朝駆けで直接お会いしてお願いするのが基本です。
 
② その際、10円単位で金額をお伝えしても記憶していただけないことが多かったです。始めは『管理費○○○○○円、修繕積立金○○○○○円、駐車場使用料○○○○円、合計○○○○○円を今月末までにご入金ください』とお願いしていたのですが、ピンと来ていない感じが伝わってきました。
 
③ そこで『今月末までに〇万円ご入金ください』もしくは『今月25日までに○万円を指定口座へご用意ください。その後で引き落します』という伝え方に変えたところ、回収できる確率が高くなりました。やはり覚えていられるのはキリの良い数字ということでしょうか…。
 
④ 『口座へご入金』『引き落し』という単語がピンと来ていない感じの方には、現金を直接ご用意いただきました。その際も『○日〇時、〇万円ご用意ください』とお願いし、ピッタリの釣銭および領収書を持参して回収しました。
 
⑤ これらの手段を用いても4カ月以上滞納される方には、管理組合様より駐車場使用不可を検討する旨の文書を出していただいたところ、さすがに駐車場使用料だけ現金でお預かりすることができました。その他の管理費や修繕積立金は追ってご請求のうえ回収しました。
  ※ これは自動車が無いと移動が困難な田舎だからこそできる技で、公共交通機関が発達している都会では効果のない技かも知れません…
 
⑥弊社が新しく管理を請け負ったマンションについては、長期滞納者が1名から数名いらっしゃることが多いです。「前の管理会社が途中であきらめた」「一応督促は続けているが、事務的対応しかしていない」という状況でした。この場合は、滞納者ご本人とご相談のうえ、「毎月(最低)2か月分を継続してお支払いいただく」という方法を弊社では採用しています。一括回収が物理的に不可能である場合は、とにかく「管理費を継続して支払う習慣」を身につけていただき、滞納額を少しづつでも減らしていくことが、結局は問題解決の近道だったりします。
 
(2)督促および回収の注意
① 督促は本来管理組合様の仕事であり、管理会社はそのお手伝いをしているに過ぎません。この基本から外れると
 「管理会社がもっと厳しく督促しないから滞納されるんだ!(管理組合様)」
 「管理会社は我々組合員が雇っているのに、何でお前たちから督促されないといけないんだ!(滞納者)」
  と堂々巡りになってしまい、督促が進まなくなってしまいます。
   
 
② 何年も滞納が続くと『管理会社が厳しく督促することが活動目標』となってしまった管理組合様を拝見したことがあります。お気持ちはよく分かりますが、最終目標は『厳しく督促すること』ではなく、『滞納額を全額回収し、その後も毎月ご入金いただくこと』です。もし厳しく一括で全額回収を迫った場合、生活できなくなる!と思われて、逆に一切話を聞いてもらえなくなる可能性もあります。小額ずつ上乗せして毎月ご入金いただければ数年後には全額回収可能となるので、滞納額が減っている間については、管理組合様にもご理解いただき、長い目で見ていただければ幸いです。
※ 支払意思が全くなかったり、滞納額がいつまでも減らない場合は話が別です。このときは、裁判も辞さない覚悟で滞納者に向き合う必要があります。
 
③ 本当に回収が困難なのは水道料金です。入居者が水道局と直接契約している場合は問題ないのですが、水道局への支払は管理組合が一括して行い、組合員及び入居者から分割して回収している場合は、管理組合に滞納問題が発生します。
 なお、水道を止めることができるのは行政機関だけですが、何カ月もかけてマニュアル通りに督促し、その結果ご入金を確認できない場合に限り水道の元栓を止めているそうです。その他の組織は水道を止めて督促および回収することは不可能という事で…できることは文書、電話、夜討ち朝駆けの督促しか方法は無いですし、弊社も根気強く督促して回収しています。なので荒れる気持ちはよく分かりますが、ご入金いただけないからといって水道の元栓を閉めてはダメですよ!短気ダメ絶対‼
 
※ 管理組合様から「水道料金を滞納している人には、水道を止めれば仕方なく払ってくれるのでは?」とご質問をいただくことがあるのですが、行政機関しか水道を止めることができないので、その他の組織である管理組合が水道を止めた場合、裁判で訴えられたら確実に敗れてしまいます…実際に判例も出ています!短気ダメ絶対‼
 
以上、管理費などの督促および回収方法、注意など気が付いた点を述べました。
私一人調べが皆様のお役に立てば幸いです。
 

2021.06.28

マンションのエアコン交換および新設工事について

 6月に入って、温度と湿度が高く、蒸し暑く感じられる時期となりました。
 金沢では今頃だと雨続きのはずなのですが、今年は空梅雨らしく雨に恵まれないので、マンションの管理人さんが蒸し暑いなか、汗だくで植木に水やりをしてくれています。ありがたいことです。
 
 さて、今回はマンションにおけるエアコンの交換および新設工事についてお話ししたいと思います。
 時節柄ということもありますが、先日、弊社の管理するマンションに新しく入居された方から以下のご相談を受けてびっくりしたからです。
 内容は以下のとおりです。
 ① 全国展開している某家電量販店で、古いエアコンの交換とエアコンの新設工事、合計2台分の工事を依頼した。

 ② 某家電量販店の販売員に、分譲マンションであること、古いエアコンおよびエアコンを新設して欲しい壁面、部屋の写真を見せ、2台分のエアコン工事が可能であることを確認した。

 ③ 某家電量販店の工事担当者から「エアコンを取り付ける2部屋を確認したい」と連絡があったため部屋に案内したところ、工事担当者から以下のように告げられた。
   「古いエアコンを取り付けてある部屋は外部に面しているため、標準工事で取付可能。」
   「エアコンを新設する部屋は外に面していないため、冷媒とドレン排水の長い管が天井裏に配置されている。この管は使われなくなって数年経過しているため、水垢やゴミが詰まっている可能性がある。このままではエアコン新設工事ができない。新しい配管をしてもらえるよう管理組合に相談したらどうか。ちなみに某家電量販店ではこの工事ができないため、配管業者は自力で手配して欲しい。」
 
 これに対する管理会社の返答は以下のとおりです。
  ① エアコン配管は「専有部分(もしくは専用使用部分)」にあたるため、保守管理は区分所有者にお願いしています。
 
  ② したがって、ご相談者が新しい配管をご希望であれば配管業者をご紹介するが、自費となることをご了承いただきたい。
 
  ③ そもそも、家電量販店のエアコン工事班は、エアコン専門のはずなのになぜ工事できないのか?
    (弊社が相談した、どの配管業者さんも異口同音に不思議がっていましたね…)
 
 その後、こうなったそうです。
  ① 弊社がご紹介した配管業者が配管内部に窒素ガスを通して確認したところ、詰まりは無いため新しくする必要はないとのことでした。
 
  ② 入居者さんがその旨、某家電量販店の工事担当者にお伝えしたのですが、新しく配管してもらえないならエアコンの新設工事はできない!の一点張りだったそうです。
 
  ③ 困り果てた入居者さんが配管業者さんに再度相談したところ、同情した配管業者さんがエアコンの新設工事を行うことになったそうです。
 
  ④ 入居者さんから某家電量販店へ、エアコンそのもののキャンセルをお願いしたそうです。
 
 このような事件がありましたので、マンションにお住まいの方々には以下の内容を参考としてお知らせ致します。
  ① エアコン配管は他の住戸につながっていないため、原則として専用部分です。天井裏などの共用部分にエアコン配管がある場合でも、配管そのものは「専用使用部分」として区分所有者が保守管理するのが一般的です。
 
  ② 窓ガラス、網戸、ドアは共用部分ですので、許可なしに取替や工事を行うことは出来ません。ただし、これらの部分は「専用使用部分」に当たりますので、通常の使用における清掃や修繕の費用負担は所有者が行うことが原則です。
 
 専有部分と共用部分の境界については、そのマンションの事情により裁判でも判決が分かれることがあるくらい難しい問題です。疑問に思ったら、工事に入る前に管理会社までご相談いただくことをおすすめ致します。
 

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