コラム

2020.06.16

オンライン理事会(総会)について

  最近の金沢はまだ6月にもかかわらず、真夏日と大雨の日が増えています。温暖化による気候変動かどうかはわかりませんが、以前の気候とは明らかに変わってきているように思います。
 温度と湿度が高い日が続きますが、皆様の体調はいかがでしょうか。
  
 業種にもよるとは思いますが、何らかの形でテレワークやオンライン会議(たまには飲み会も?)が始まった、という方は多いのでは無いでしょうか?
 実はマンションでも、管理組合の理事会や総会が通常通りに開催できない、といった問題が発生しています。
  
 総会については「書面決議」という方法があり、全員賛成であれば決議することが可能です。しかし、1人でも反対なら可決できないので、なかなかにハードルが高い方法です。実務的には「総会の会場は通常通りに準備するが、会場の人数を減らすため、できる限り『議決権行使票』の行使をお願いする」といった対策を取ることになるかと思います。
   
 理事会の場合は、そもそも書面決議や委任自体が認められていないので、さらに大変です。
 会社のちょっとしたミーティングであれば「チャット」を利用することも可能ですが、管理組合の理事会は規約で定められた機関であるので、議論の過程を「省略」することは問題があるようです。
  
 いろいろ調べていたのですが、社団法人など「管理組合に類似した組織の理事会」については公的なガイドラインがありました。詳しく書くと長くなるので省略しますが、ポイントは「出席者同士がお互いの反応を見ながら、リアルタイムで意見交換ができる」ことのようです。したがって、テレビ会議やオンライン会議はOKですが、チャットや掲示板はNGということらしいです。
   
 そこで、弊社が管理させていただいているマンションでも、理事会や総会をオンライン会議の形式で行ってみました。
感じたことを下記に書きます。
   
(1)長所
 ① 自分の好きな場所から会議に参加できます。
 特に、自宅なら移動しなくていいし、病気に感染したりさせられたりする心配もないので、気楽に会議へ参加できます。
 ネット環境があれば職場や店舗からの参加も可能なので「今日は理事会開始時間までに管理人室へ行かねば!」と焦って職場を飛び出したり、買い物を途中であきらめなくても良いのです。
 
 ② 資料を無くしても大丈夫です。
 「もらった資料どこ行ったんやろ…」「あっ、資料持ってくるの忘れた…」という時でも、オンライン会議ならパソコン画面上で見せてもらうことができます。事務局にお願いしてみましょう。
 
 ③ 話が関係ない方へ飛ぶことが少なく、議事が早く進行します。
 たくさんの人が集まると「そういえば、この前こんなことがあって…」と思い出したように話し出す人がいて議事の進行が止まってしまうため、会議の時間が長引いたり、ひどい時は時間切れになってしまい議事の審議が途中までしかできなかったことはありませんか?
 オンライン会議の場合は「隣の人」といった概念が無いので、雑談をすること自体が難しいです。すると、話があちこち飛ぶことが減るので、議事が早く進行しますし、会議の終了時間も早くなりました。
  
(2)短所
 ① パソコンやタブレット、およびネット環境が無いと会議に参加できません。
 なじみが薄い年配の方はオンライン会議への参加が難しいようで、会場参加の人数は想定よりも多かったです…
 
 ② 音質や画質は、通信状況に左右されます。
 インターネット回線が混雑してくると、音質や画質が落ちてきて話が聞き取りづらくなったり、参加者の顔が見えづらくなったり、最悪の場合は止まったりします。参加者のうち一人でもそうなると会議を中断せざるをえなくなります。
 
 ③ 多くの人が同時に発言できません。
 オンライン会議のシステムをいろいろ見ましたが、基本は少人数向けなので、多くの人が同時に発言すると誰が発言したのか分からなくなります。そのため、通常は「ミュート機能」を活用していただき、意見を述べたい時は挙手するという進め方をオススメします。
  
 ちなみに、事務局を担当している弊社職員によると『オンライン会議になっても、資料を準備して組合員様へ配布し
たり、オンラインに参加できない方へ会場の準備をしたり、会場で議事進行することは欠かせないので、やることは
集会形式の会議と変わらないです』と申しておりました。
  
 今は鳴りを潜めているコロナウイルスですが、いつ第2波が襲ってくるか分からないため、理事会や総会をオンライ
ン会議方式で開催することをご検討されている理事長さんも多いのではないでしょうか?
 事務局を担当している管理会社や管理組合の方へ、少しでもご参考になれば幸いです。

2020.05.12

マンションの植栽管理について

 4月は花冷えで寒いくらいの日が続きましたが、5月に入り急に暑くなりました。
 コロナウイルス感染予防のための緊急事態宣言も5月末まで続くことも相まって、体調管理が日に日に大切に
なってきています。
 金沢市では少しずつマスクが手に入りやすくなってきたため一安心ですが、皆様の地域ではいかがでしょうか。
 
 さて、今回は植栽管理についてお話ししたいと思います。
 皆様のマンションにも何かの植物が植えられていて、下記のようなお世話をされているではないでしょうか。
 
  ① 水や肥料をやる。
  ② 草むしりをする。
  ③ 剪定作業をする。
  ④ 農薬散布をする。
 
 その他、豪雪地帯では雪囲いや雪吊り(樹木が折れないように)、日差しが強い地域では遮光シート(葉焼けしないように)と、地域に応じての管理も加わりますが、管理人や造園御者が植物の様子を確認しながらお世話されていると思います。
 作業内容は様々ですが、共通しているのは「よく観察し、状態に合わせた世話をする」ことです。
  
 今年は5月に入り急に暑くなりました。
 弊社の管理しているマンションでも、植栽にアブラムシやヨトウガ幼虫がいきなり発生しました。こんなに早く発生するのは初めてで本当に驚きました…昨年と比べても3週間ほど早い発生でした。
   
 そこで、皆様のお住まいのマンションの植物にも害虫が発生していないか?病気になっていないか?を一度ご確認いただくことをおすすめします。もし気になるところが見つかったら、ぜひ管理人にお知らせください。
   
(管理人も清掃作業を始め多忙ですので、植栽に詳しくない方であれば発見が遅れることもあります。発見が遅れて被害が広がると、植替え等で費用がかさむこともあります。)
   
 植栽の観察・管理とあわせて皆様ご自身も体調管理を万全にしていただき、一緒に新型コロナウイルスの試練を乗り越えましょう!
 

2020.04.08

マンションの管理費の使い道について

 コロナウイルスの勢いはとどまることなく私達の生活を脅かしていますが、皆様はいかがお過ごしでしょうか?
 私達もうがい&手洗いで対抗しつつ、マスクを探して仕事終わりに金沢市内をさまよい続けています…。
 
 さて今回は、皆様がお支払いしている「管理費」の使い道について知っていただきたいと思います。
 
 実際、分譲マンション購入をお考えの方や、現在お住まいの方から「分譲マンションの管理費って何に使われる
んやろ?」と質問されることが多いので、私がきちんとお伝えしなければ!と勝手に使命感に燃えている次第です。
 
 賃貸マンションやアパートにお住まいの方は、毎月の家賃や駐車場使用料の他にも『共益費』または『管理費』
という項目で数千円程度お支払いされていませんか?最近は『家賃に共益費込みです』というお部屋も増えてき
ましたが、まだ別項目となっていることが多いようです。
 
 この『共益費または管理費の使い道』にあたるのが「分譲マンションの管理費の使い道」だとお考えください。
 使い道としては、主に以下のとおりです。
 
  ① 共用部分の清掃費
          (廊下や階段・エレベータ・駐車場・貯水槽・排水管など。人件費だけでなく洗剤・ホウキなどの消耗品や道具の費用も含みます。)
 
  ② 共用部分の蛍光灯や水道用ホースなど、共同で使用する消耗品を交換する費用
 
  ③ 植栽の手入れのための費用
          (剪定作業の他、必要に応じて肥料および農薬の散布も行います。)
 
  ④ 消防用設備点検の費用
         (半年に1回、お部屋の感知器や避難はしごが作動するかの確認を行います。また、消火器や消火用の配管および水槽も点検しています。)
 
  ⑤ 融雪装置点検の費用
          (砂や錆が詰まるので、秋の終わり頃に点検・清掃します。)
 
  ⑥ 警備会社への費用
         (警備に加入されているマンションの場合です。)
 
  ⑦ 管理人さんへのお給料
 
  ⑧ 水道光熱費
         (廊下・階段・駐車場などの電灯、エレベータ・ポンプなどの動力は電気が必要ですし、掃除や植栽の水は欠かせません。)
 
  ⑨ 管理会社への費用
         (管理組合様からの要請で理事会および総会のご案内を配布したり、建物や設備のメンテナンス作業を行ったり、破損した施設や機械の修理依頼を業者様へ発注したりしています。)
 
  ⑩ マンションの建物および施設にかける保険金
   (火災や漏水、天災等の被害に備えます。)
 
  ⑪ 電話や切手などの通信費用
 
  ⑫ その他、マンションの事情に応じての費用
   
 ざっと挙げてみただけですが、数多くあります…マンションにお住まいの皆様方が快適に過ごすための費用と考えていただければ幸いです。
 というわけで、管理費については滞納が無いようにお収めいただくとともに、総会資料として配付される決算書でお住まいのマンションで管理費がどのように使われているかご確認ください。

2020.03.02

駐輪場について

 日本全国でコロナウイルスが猛威をふるっていますが、みなさまの周囲はいかがでしょうか?
 石川県内でも感染者が徐々に増えており、我々もうがい&手洗いで対抗中です。
 
 今回は駐輪場(サイクルラック)についてのコラムです。
 マンションのサイクルラックで最もスタンダードなものが、平置きタイプです。
 
 高・低のラックが交互に並んでおり、前輪を差し込んで固定するものですね。
 
 しかし、このサイクルラック…「ラックに前輪を差し込んでない」というのが”あるある”です。
 
  
 特に高い方のラックについては、「前輪を持ち上げるのが大変」「出し入れが面倒」ということですこぶる不人気です…。
 また、最近増えている電動アシスト自転車は、子供や女性の力では持ち上げるのが難しいという事情もあるようです。
  
 それでも管理会社としては、あえてサイクルラックの適切なご利用をお願いしたいと思っています。
 マンションごとに事情は異なりますが、以下のような問題を解決するため、ご協力をいただければ幸いです。
 
 1:規定台数が駐められない
 
 サイクルラックが高・低と互い違いに並んでいるのは、ハンドルの高さをずらすことにより、より多くの自転車を収納するためです。しかし、上の写真のように使用してしまうと、同じスペースでも駐輪可能な台数が減ってしまいます。
 
 ほとんどの場合、自転車置き場の広さや駐輪台数は設計段階で決まっており、台数が少なくなったからと言って増設することは難しいと思います。また、入居者の入れ替わりやお子様の成長に従って「自転車」→「バイク」という乗り換えも発生します。当然ながら、バイクは自転車よりも駐輪スペースを必要としますので、駐輪可能台数はさらに減ることになります。
 
 2:強風時に将棋倒しが発生する
 
 マンションによっては、強風にさらされる場所に自転車置き場があることも珍しくありません。
 近年は台風の被害が大きなニュースになっていますが、自転車置場の被害も例外ではありません。
 
 台風が接近した際は、その程度により管理人(管理会社)が自動ドアを停止したり手動式ドアを固定することがあります。それと同時に、ラックを使用していない自転車について、前輪を差し込みしているケースもあります。
 
 「台風のときだけラックを使用する」というのは難しいですので、普段から習慣づけておくことが望ましいと思います。
 自転車の将棋倒しが起こった場合、被害は自分の自転車だけにとどまりません。自分の自転車はもちろん、他の入居者の自転車を守るためにも、ぜひご協力頂ますよう、お願い申し上げます。

2020.02.04

管理組合の理事について

 金沢市は雪が無いまま1月が過ぎようとしており、誰かと顔を合わせるたびに「こんなに雪が無い1月は初めてやね~」というのが定番のあいさつとなっております。

 さて、年や年度が改まると『管理組合の来年度理事をお願いして回らないといけないな…』とお悩みの管理組合さまも多いのではないでしょうか?

 ところで、マンションにお住まいの皆様はどのように管理組合の理事を決めていますか?

  ① くじ引きで順番を決めているため、順番どおりやっていただく

  ② 理事をやったことがない方々に「他の方にはやっていただいたので、来年度はお願いします!」頼み込む

  ③ 立候補される方を募集する(けど、ほぼ立候補がないから、留任をお願いするしかないかな…)

 大きく分類すると、この3択ではないかと思います。

 どの方法を選択するかはお住まいの方々に決めていただくのですが、個人的には①・②が良いと考えております。

 多様な家族構成・職業・考え方の方々が集まると、幅広い問題提起や多角的な議論ができます。

 その結果として、マンションが「皆様にとって」快適な空間になることが期待できると思っています。

 ③で理事のかたに留任していただけば、電話や訪問でお願いして回る必要がなくなります。また、立候補された方はやる気満々で主体的に取り組んでいただけるため、管理会社としてはありがたい一面もあります。しかし、決まった方が留任していると、問題提起の内容や解決方法もマンネリ化・ワンパターン化する心配がありませんか?

 輪番制の場合でも、たまたまメンバー構成が偏ってしまい、

  ◎ 年配の方や身体的に不安な方が『バリアフリー化を進めてほしい』と希望しても、身体的に若く体力がある方しか理事にいない…

 という年がありました。逆に、

  ◎ 帰宅が遅い方が『深夜まで廊下や階段を明るくして欲しい』と希望しても、早く床につく年配の方しか理事にいない…

 という年もありました。

 その年の理事会では『個人的には実感がないテーマ』でも、想像力を働かせつつ真剣に議論していただきました。

 それでも、希望を出した方にとっては『前向きに検討してくれたのかな?』『自分が感じている不便さに共感してくれたのかな?』と不安に思う事もあるのではないでしょうか。

 理事になると、年に数回の理事会へ出席いただくことになります。大部分の方は面倒だから避けたい気持ちだと思います。しかし、理事になることで『自分自身でマンションを住みやすくするチャンスをもらった』とも言えます。

 というわけで、管理組合から理事の依頼があった際には、面倒くささをグッと飲み込んで前向きにお引き受けいただければ幸いです。(管理会社も非常に助かります(笑)ので、よろしくお願いいたします!)

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